فواید اتوماسیون اداری
در بسیاری از سازمان ها و شرکت ها، کارمندان و یا افرادی، مسئولیت هایی مانند دریافت و انتقال نامه یا مدرک، ارسال پاسخ به مشتری یا همکاران خود، بررسی محاسبات مالی، بررسی فروش، تایپ فرم های دستی، پاسخ گویی به تلفن های تکراری، برش تصاویر و بسیاری از کارهای دیگر دارند.
با بررسی این کارمند می توان به نتیجه های زیر رسید:
- کارمند پس از مدتی از کار خسته می شود.
- کارمند برای سازمان یا شرکت هزینه تولید می کند.
- هزینه های اداری مانند زمان، مکان، لوازم و ... تولید می شود.
- کارمند ممکن است دچار خطا شود.
- فعالیت وابسته به حضور کارمند می باشد
- بدلیل تکرار کار، خلاقیت کارمند از بین می رود.
- افزایش کار نیاز به زمان بیشتری دارد.
- شرکت با روزمرگی و کارهای کلیشه ای، مانع پیشرفت خویش می شود.
- و ...
حال فرض کنید یک سیستم بصورت خودکار همه فعالیت های آن کارمند را برای همیشه انجام دهد. این سیستم می تواند بسیاری از کارهای تکراری و عادی یک فرد را بدون هیچ اشتباهی و در لحظه موردنیاز انجام دهد. مثلا نامه ها را بصورت خودکار ارسال کرده و به رئیس پیامک ارسال نماید! به این سیستم اتوماسیون می گویند.
هر شرکتی باید یک اتوماسیون داشته باشد! اتوماسیون ها می توانند کارهای زیادی انجام دهند.
مثلا اتوماسیون می تواند :
- می تواند فاکتورها را ارسال و دریافت کند
- با مشتری بصورت هوشمند گفتگو نماید
- قرار ملاقات و جلسات گذاشته و برنامه ریزی نماید
- نامه های اداری را کنترل و به واحد های مورد نظر ارسال کند
- اسناد را بایگانی و یا در مراحل مختلف بازیابی کند
- می تواند به کارمندهای مختلف متصل شده و تبادل اطلاعات نماید
- می تواند فاکتورها و اسناد را بررسی و تحلیل و عملیات انجام دهد
برخی از ویژگی های اتوماسیون ها:
- سرعت بالا در عملکرد
- امکان ارتباط با وب سایت، پیامک، شبکه های اجتماعی، تلفن و ...
- امکان زمانبندی فعالیت ها
- بدون خطا در عملکرد و محاسبات
- امکان دسترسی به اتوماسیون از همه جا
- امکان گزارش دهی فعالیت ها و ...
- امکان ایجاد ارتباط بین کارمندان و سطح بندی آنها
- داشتن سطح دسترسی افراد در لایه های سازمان
- ...
اگر می خواهید درباره عملکرد دقیق اتوماسیون ها بیشتر بدانید، می توانید شرح عملکرد اتوماسیون انجمن خوشنویسان ایران که توسط ما طراحی شده است را بخوانید.